Nama : Alfiatur Rahmah
Nim : B04210034
Kelas : D1
Jawaban UTS Teori Administrasi
1. Karena
dalam pekerjaan kita sehari-hari,
kita selalu berhadapan dengan dokumen. Jika dokumen ini tidak dikelola dengan
baik maka dapat menganggu kegiatan kerja kita karena jumlahnya terus bertambah
setiap hari. Pengelolaan yang baik dapat menghindarkan kita dalam penumpukan
dokumen atau arsip, kesulitan dalam temu balik dan penyusutannya.dokumen atau
arsip
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Dan untuk menjaga
dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai
kegunaanya, serta untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip tersedia dalam
format yang tepat digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat
yang tepat.
2. Records
Continuum Model dasarnya pengelolan arsip elektronik pada era digital.
Life Cyle Model
dasarnya pengelolan dan pengontrolan arsip kertas secara efektif (dikembangkan
pasca PD II)
3.
a.
Menurut
saya menggunakan metode sentralisasi, karena semua dokumen di simpan di pusat
penyimpanan. Unit bawahanya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi
untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan yang dimaksud. Metode
sentralisasi mencegah dari duplikasi, layanan yang baik, adanya keseragaman,
menghemat waktu, menghemat ruangan, jasa kepada bagian lain, memungkinkan
pengamanan yang lebih terpadu, adanya keseragamanan dalam penanganan pendidikan
dan pelatihan bagi manajer dokumen, dan pelayanan dokumen di bawah satu atap.
b.
Pegawasan di perbaiki, jika ada yang
meminjam arsip maka harus di catatan nama orang tersebut, kalau bisa minta
jaminan seperti KTP dan sebagainya. Dan bagian pusat harus mengontrol atau
mengrapikan arsip dengan seefisien mungkin, agar jika ada seseorang yang akan
meminjam arsip mudah menemukkannya dan kalau bisa arsip tersebut di beri kode.
c.
Faktor
- Tata
letak arsip
-
Gedung
dan perlengkapan penyimpanan
-
Pengawasan
atau pengamanan
-
Memberi
kode pada arsip
-
Layanan
yang baik
-
Pemeliharaan
arsip
Tidak ada komentar:
Posting Komentar