Jumat, 25 Mei 2012

Teori Administrasi Lingkungan Perkantoran

LINGKUNGAN PERKANTORAN
MAKALAH
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata kuliah:
TEORI ADMINISTRASI







Nama Kelompok 8:
Achmad Farid           B04210006
Suci Ismi Nurjanah   B04210021
Nurul  Chalifah         B04210029
Alfiatur Rahmah       B04210034

Dosen Pembimbing:
Deasy Tantriana, MM


FAKULTAS DAKWAH
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
2012






BAB I

PENDAHULUAN

Pada umunya setiap perusahan ingin meningkatkan produktivitas kerja untuk menujukkan bahwa perusahan tersebut berkembang. Dalam hubungan dengan usaha peningkatan produktivitas suatu perusahaan, salah satu langka yang dapat ditempuh adalah meningkatkan atau memperbaiki situasi lingkungan kerja.

Hal ini dimaksudkan agar dengan adanya atau tersedianya fasilitas-fasilitas dalam lingkungan perusahaan, karyawan dapat terpacu untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.[1]










BAB II
PEMBAHASAN
Tingkat produktivitas pegawai yang tinggi merupakan harapan semua organisasi atau perusahaan, dan lingkungan kantor yang sesuai akan mendukung tercapainya tujuan tersebut. Peneliyihan yang dilakukan oleh Sterk (2005) menemukan bahwa 83% pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan yang tepat, area kerja yang sesuai, serta temperatur udara yang nyaman.
A.    Lingkungan Sehat
1.      Ergonomics
Lingkungan kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun psikologi pegawai ketika melakukan perkerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Administrasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawainya bekerja secara efesien dan efektif, serta meminimalkan kemungkinan pegwai mendapatkan cedera ketika melakukan pekerjaannya. Oleh  karena itu dengan mempelajari efisiensi Ergonomics, yang didefinsikan dalam kamus oxford sebagai ilmu yang mempelajari efisiensi seseorang pada lingkungan kerja. Odeger (2005) mendefinisikannya sebagai ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain temapt kerja demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologi pegawai kantor. Sedangkan penelitihan yang dilakukan oleh Chao, Schwartz, Milton, dan Burge (2003) menujukkan bahwa lingkungan yang tidak sehat dan nyaman akan menurunkan tingkat produktivitas maupun moral pegawai. Hal tersebut dapat secara langsung mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan, namun perubahan lingkungan tempat kerja yang akan dilakukan perlu dikaji secara komprehensif agar tidak terlalu membebani perusahaan.
2.      Smart Office
Tren teknologi masa kini memungkinkan dilakukannya integrasi beberapa kompenen lingkungan kantor, seperti pencahayaan, AC, maupun konseverasi energi melalui komputerisasi kantor, yang di sebut smart office. Bahkan beberapa teknologi pekantoran yang digunakan sebagian atau seperlunya telah terintergrasi ke dalam smart office, seperti komunikasi data, pemrosesan data, pengontrolan lingkungan, otomatis kantor, kemanan, dan sistem pelindungan kebakaran. Beberapa fitur dari smart office menurut Burton dkk (2000) antara lain:
a.       Small-zone areas
Dengan memasang sistem ini kantor hanya menyalakan sistem yang terbatas pada area yang digunakan pegawai ketika mereka lembur maupun bekerja pada hari minggu atau hari libur lainnya. Misalnya, lampu akan menyala jika sensor panas atau gerakan tubuh menagkap gerakan pegawai dan diikuti sistem pendingin udara yang bekerja setelah terhubung dengan komputer dilokasi pegawai tersebut melakukan perkerjaan.
b.      Smart wired telecommunication systems
Termasuk dalam sistemini adalah penggunan telepon untuk berbagai fungsi. Misalnya, komunikasi data dan suara email, manajemen energi maupun perlindungan kebakaran. Beberapa pengembang kantor umum memasang sistem telekomunikasi yang tennlegrasi (telepon, faksimile, broadbond internet, dan lain-lain) sehingga menguragi biaya instalasi awal peralatan tersebut.
3.      Green Office Management
Dewasa ini semakin banyak perusahaan yang tertarik mengimplementasikan green office management untuk mengelola kantornya. Meskipun hal ini baru dimulai dengan me-recyle kertas, beberapa kantor sudah menggunakan cahaya alam guna menerangi kantor maupun udara bebas  untuk kantornya (Rowh,2004). Tindakan lainnya adalah dengan me-recyle tridge atau toner printer karena sebagaian besar komponen peralatan kantor adalah non-biodegradable, sehingga mengakibatkan polusi tanah apabila langsung dibuang ke TPA.

B.      Sistem Pencahayaan
Sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, serta pegawaiitu sendiri. Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan mempengaruhi produktivitas mereka.
Keseimbangan cahaya sangat penting. Pencahyaan di lingkungan kerja baru disebut efektif apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang. Garris (2005) memberikan aturan umum bahwa tingkat pencahayaan pada area tugas yang dibebankan kepada pegawai sebaiknya 2 hingga 3 kali pencahayaan sekitar, 5 kali lebih terang dibandingkan ruangan kantor secara keseluruhan, dan 10 kali lebih terang dari lingkungan kantor.
Quible (2001) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor, yaitu:
1.      Cahaya alami, yang berasal dari sianr matahari
2.      Cahaya fluorescet. Cahaya fluorescet menjadi jenis cahaya yang lazim digunakan pada ruang perkantoran denga tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami. Meskipun pemasangannya lebih mahal dibanding dengan incandescent, cahaya ini mempunyai beberapa kelebihan:
a.       Memproduksi lebih sedikit panas dan silau
b.      Tabung fluorescent tahan sepuluh kali lebih lama dibanding incandescent
c.       Mengkonsumsi lebih sedikit listrik
d.      Cahaya fluorescent kira-kira liam kali lebih efisien dibanding cahaya incandescent
Keuntunagn penggunaan jenis cahaya ini adlah menguragi bayangan dan silau pada area kerja. Karena keseragaman yang dihasilakan atap cahaya seperti ini, beberapa teknik digunakan untuk menghasilkan variasi cahaya pada area perkantoran. Salah satunya adalah penempatan spothgt pada area-area tertentu.
3.      Cahaya Incandescent
Dengan menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering digunakan di rumah. Cahaya ini juga dapat digunakan secara efektif di perkantoran, meskipun fluorescent lebih efisien. Cahaya incandescent kadang digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area. Cahaya ini paling tidak efektif jika dibandingkan dengan energi yang dikonsumsi meskipun  biaya pemasangannya lebih murah dibanding cahaya fluorescent. Kelemahan yang lain adalah tidak tahan lama, warna yang dihasilkan tidak alami,memerlukan banyak listrik dan menghasikan banyak bayangan serta silau. Pada beberapa perusahaan, panas yang dihasilkan digunakan sebagai sumber pemanas.
4.      High Intensity Discharge Lampe
Pengunaan cahay ini pada perkantoran adalah sesuatu yang baru. Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang sangat efisien. Kekurangannya adlah efeknya yang menyulitkan untuk membedakan warna.
Untuk membantu perusahan memasang sistem penerangan yang efektif, menurut Borden dan Diemer (2001), ada  parameter yang dapat digunakan mengukur efktivitas pencahayaan di kantor:
1.      Visibilitty
Pegawai harus dapat melihat dengan nyaman dan jelas
2.      Fokus
Pencahayaan harus dapat membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembennya dengan membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembannya dengan membuat terang tempat kerja utama pegawai, di sisi lain menguragi intesitas cahaya pada area yang tidak berhubungan dengan pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat menjadikan pegawai lebih fokus pada pekerjaannya.
3.      Image
Bagaimana mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan secara tepat? Kita dapat membedakan pengaturan cahaya di kantor perusahan besar dengan kantor yang menempati ruko, atau tempat kerja direktur dengan tempat kerja supervisor. Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai.

C.    Sistem Kontrol Cahaya Otomatis
Sistem cahaya otomatis kini mulai digunakan pada banyak gedung perkantoran meskipun tidak terlalu banyak yang mengintergrasiknnya ke dalam sebuah sistem manajemen energi gedung (Guillemin dan Norel, 2001). Sistem ini mempunyai dampak positif pada konservasi energi dan memungkinkan perusahaan untuk menututp biaya pembelian dalam singkat.
Salah satu jenis ini adalah menggunakan sel cahaya untuk mengukur jumlah energi yang dibutuhkan pada beberapa area. Dengan dukungan mekanisme elektronik, sistem ini mampu menjaga tingkat pencahayaan yang diinginkan. Saat lampu bertambah tua dan kotor cahaya yang dihasilakan akan berkurang. Untuk mengatasinya, sistem ini meningkatkan jumlah cahaya untuk menjaga tingkat terang yang diinginkan. Pada area dekat jendela dan cahaya luar, sistem ini otomatis menyesuaikan kuantitas cahaya lampu agar tidak terlalu terang akibat adanya cahaya luar, keuntungan utama dari sistem ini adalah konsistensi cahaya yang didukungnya.
Jenis sistem yang lain adalah mengetahui kehadiran orang pada area yang ditentukan. Sistem ini menggunakan dua jenis sensor, gelombang, ultrasonic yang mendektesi gerakan dan sensor infared yang mendektesi panas tubuh. Sensor ini befungsi secara otomatis dengan mengaktifkan sistem cahaya ketika ada seseorang masuk ke ruang kantor. Sistem ini mematikan cahaya pada waktu yang ditentukan setelah sensor tidak lagi mendeteksi kehadiran orang. Selain konserbasi energi sistem ini juga memiliki keuntungan dalam memberikan keamanan. Beberapa sistem yang lain menggunakan koneksi dengan komputer, apabila pegawai datang dan menghidupkan komputer, secara otomatis lampu akan menyala dan pada tempo yang ditentukan dari pemadaman komputer, secara otomatis lampu juga akan dimatikan alat lain biasabya telepon digunakan untuk mematikan sistem apabila diperlukan , namun sistem ini jarang digynakan karena sistem yang lain  lebih mudah digunakan.

D.    Perawatan Sistem Pencahayaan
Semakin lama lampu yang digunakan untuk memberikan cahaya berkurang output-nya. Penurunan output mulai terjadi pada kira-kira 100 jam penggunaan (McShane, 1997) dan pada beberapa situasi kadang kala lebih efektif mengganti lampu dengan yang baru, meskipun belum mati. Saat ini semakin banyak perusahaan menjalankan program penggantian lampu secara berkala pada area yang ditentukan. Jadwal penggantian memperyombangkan umur lampu. Berdasarkan perhitungan, mengganti secara keseluruhan lebih efektif dibanding menunggu sampai lampu benar-benar mati.
Program pembersihan atap dan permanen lain pada perkantoran sacara berkala juga menjadi aspek yang penting dalm perawatan lain pada perkantoran secara berkala juga menjadi aspek yang penting dalam perawatan pencahayaan. Saat bagian tersebut semakin kotor permukaan yang memantulkan cahaya tidak lagi efektif yang tertentunya akan mengurangi keefektifan sisten penerangan. Kotoran atau debu ditamabh usia pemakaian lampu yang sudah tua akan mengurangi output hingga 50% selama masa penggunaan lampu.



E.     Pencahayaan dan Layar Monitor
Untuk mendesain sistem penerangan yang efektif, keberadaan layar monitor akan menambah tingkat kompleksitsnya. Kurang perhatian pada pencahayaan uang sesuai di mana layar monitor berada dapat mengakibatkan gangguan yang signifikan pada penglihatan karyawan. Beberapa saran dari Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain sistem pencahayaan pada area sekitar layar monitor, antara lain:
1.      Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahya alami mengenai layar monitor.
2.      Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya myang mengenai layar monitor dianggap terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau pegawai akan menyesuaikannya dengan mengeser layar monitor.
3.      Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau.
4.      Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.
5.      Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan memaskimalkan jumlah cahaya tidak langsung pada area komputer.
6.      Menggunakan layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung. [2]

F.     Warna
Warna adalah selain satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna pada perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi.
Faktor Pemilihan Warna
1.      Kombinasi warna. Kombinasi warna primer-kuning, merah, dan biru menghasilkan warna sekunder. Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan dihasilkan warna oranye, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau, dan mencampur merah dan biru menghasilkan violet. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer. Warna tersier adalah kunig-oranye, kuning-hijau, biru-violet, dan selanjutnya.  Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan adalah:
a.       Warna komplementer – warnya yang saling berlawanan pada bagan warna. Contohnya merah-hijau, kuning-violet, dan biru-oranye.
b.      Warna split-komplementer-pada sisi dari warna komplementer. Contohnya, biru-violet dan biru-hijau adalah warna split-komplementer dari oranye.
c.       Warna triad-tiga warna yang berjarak sama satu sama lain pada bagan warna. Warna triad adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biru-hijau, dan merah-violet.
2.      Efek cahaya pada warna. Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna.
3.      Nilai pemantulan warna. Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. contohnya, warna yang lebih terang memantulkan prosentase cahaya yang lebih besar daripada warna yang gelap.
4.      Dampak dari warna. Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau, dan violet- menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat-merah, oranye, dan kuning-sebaliknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet yang pucat sering kali menghasilkan mood depresi, sementara Abu- cenderung memiliki efek rasa kantuk.
a.       Penutup lantai. Warna pada dinding dan atap hanya satu di antara beberapa aspek yang berpengaruh dalam pemilihan warna pada ruang kantor. Warna yang digunakan untuk menutup lantai juga sangat penting, dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang bagus. Selain pilihan warnanya sangat beragam dan mudah disesuaikan dengan faktor lain yang terdapat pada ruang kantor, menjadikan karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup lantai.
b.      Penutup dinding. Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding karena nilai estetikanya serta kemampuannya untuk menyerap suara. Karpet yang digunakan pada dinding harus memiliki tingkat ketahanan api yang tinggi.
c.       Warna furniture. Pemilihan warna furniture yang akan digunakan dalam ruang kantor juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut di atas. biasanya, penggunaan furniture lebih lama dibandingkan penutup lantai maupun dinding karena harganya yang relatif mahal. Oleh karena itu, pemilihan warna furniture harus mempertimbangkan jangka waktu pemakaiannya. Dewasa ini, tren yang sedang berkembang adalah memilih furniture dengan warna yang kontras dengan warna dinding.

G.    Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi.

a.       Kontrol Suara pada Perkantoran
Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor (Quible, 2001), antara lain:
1.      Konstruksi yang sesuai. Jumlah kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif. Terdapat dua suara yang akan merambat di udara, yaitu suara yang merambat melalui udara (disebut suara udara) atau melalui struktur bangunan (suara struktur).
2.      Penggunaan material peredam suara. Saat ini, banyak jenis material peredam suara  yang tersedia dan kebanyakan berupa penutup untuk atap, tembok, jendela, dan lantai. Pada sisi lain peredam suara juga mempunyai nilai estetika.
3.      Alat peredam suara. Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam suara itu dapat diletakkan pada bel apa mesin di perkantoran-contohnya, mesin tik atau printer dot-matriks. Alat lain yang dapat digunakan adalah penutup peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain tebal) yang diletakkan pada mesin yang mengeluarkan suara, seperti mesin tik atau printer.
4.      Masking. Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara rendah yang tidak mengganggu. Juga dikenal dengan white noise, masking hampir sama dengan suara yang terdengar ketika suara melewati lorong atau saluran. Sistem suara untuk publik (misalnya, loudspeaker pada setiap ruangan  yang biasanya digunakan untuk menyampaikan pengumuman keseluruhan bagian kantor) bisa digunakan untuk menyampaikan suara masking ke seluruh are kerja, misalnya musik yang lembut.

H.    Keamanan Kantor
Faktor penting lain  yang perlu diperhatikan oleh manajer administrasi adalah tingkat keamanan kantor. Keamanan memiliki dua dimensi; keamanan barang-barang fisik perusahaan dan keamanan informasi penting (dokument dan arsip) yang apabila hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan kebutuhan akan keamanan yang lebih adalah peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data, dan furniture kantor semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting mengapa keamanan harus diberikan. Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan Rowh (2003) berkaitan dengan keamanan di kantor, yaitu:
1.      Penggunaan shedder (penghancur dokumen kertas). Seperti kita ketahui bersama, penggunaan mesin tax atau komputer dengan printer maupun mesin fotokopi akan menghasilkan dokumen atau arsip dengan media kertas.
2.      Penggunaan pengaman komputer, baik desktop maupun laptop. Pengaman yang dapat digunakan pada peralatan tersebut adalah penggunaan meja komputer  dengan pengaman, software yang menghalangi penggunaan komputer oleh orang  yang tidak berkepentingan, hingga program bayangan  yang akan mampu mengirimkan ping kepada komputer yang lain.
3.      Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai mencuri waktu kerja. Dengan menyediakan kartu  yang tepat, jadwal dan struktur yang jelas akan menjadikan pegawai relatif sulit untuk mangkir dari tempat kerja.
4.      Sistem keamanan yang terintegrasi. Setelah peristiwa bom WTC (atau lebih dikenal 9-11), sebagian besar perusahaan mengintegrasikan sistem keamanannya dengan data personalia yang relatif lengkap, sehingga tindakan kriminal akan lebih dini dapat ditangani.
5.      Untuk mengakses data yang tersimpan di komputer biasanya digunakan password. Untuk memaksimalkan keamanan, password harus diganti secara berkala.




BAB III
KESIMPULAN
Lingkungan yang efektif adalah lingkungan yang seimbang dalam arti meningkatkan satu elemen lingkungan sedangkan elemen yang lain mengecewakan akan membuat hasil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Pada banyak instansi, lingkungan tempat mereka bekerja akan berpengaruh lebih banyak dari pada layout tempat kerja mereka. Kecuali beberapa elemen dasar menejemen, lingkungan kerja berpengaruh cukup besar terhadap tingkat produktivitas karyawan dibendingkan faktor lainnya.
Untuk itu, pemahaman dan pengertian akan kebutuhan fisik dan psikologi karyawan yang dapat dipenuhi dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu pegawai mencapai tingkat prokutivitas yang diinginkan 














DAFTAR PUSTAKA
Sukooo, Gadri M. 2005. Manajemen Administrai Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga.
Widiyanti, Ninik dan Panji Anorogo. 1990. Psikologi Dalam Perusahaan. Jakarta: Rineka Cipta.67
Anorogo, Panji. 1992. Psikologi Kerja. Jakarta: Rineka Cipta. 57















[1]Panji Anorogo dan Ninik Widiyanti. Psikologi Dalam Perusahaan.(Rineka Cipta, Jakarta, 1990) hal. 67

[2] Gadri M. Sukoo. Manajemen Administrai Perkantoran Modern. (Erlangga, Jakarta, 2005) hal. 207-224

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar