LINGKUNGAN PERKANTORAN
MAKALAH
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata kuliah:
TEORI ADMINISTRASI
Nama Kelompok 8:
Achmad Farid B04210006
Suci Ismi Nurjanah B04210021
Nurul Chalifah B04210029
Alfiatur Rahmah B04210034
Dosen Pembimbing:
Deasy Tantriana, MM
FAKULTAS
DAKWAH
JURUSAN
MANAJEMEN DAKWAH
INSTITUT
AGAMA ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL
SURABAYA
2012
BAB I
PENDAHULUAN
Pada umunya setiap perusahan ingin meningkatkan
produktivitas kerja untuk menujukkan bahwa perusahan tersebut berkembang. Dalam
hubungan dengan usaha peningkatan produktivitas suatu perusahaan, salah satu
langka yang dapat ditempuh adalah meningkatkan atau memperbaiki situasi
lingkungan kerja.
Hal ini dimaksudkan agar dengan adanya atau tersedianya
fasilitas-fasilitas dalam lingkungan perusahaan, karyawan dapat terpacu untuk
meningkatkan produktivitas kerjanya.[1]
BAB II
PEMBAHASAN
Tingkat
produktivitas pegawai yang tinggi merupakan harapan semua organisasi atau
perusahaan, dan lingkungan kantor yang sesuai akan mendukung tercapainya tujuan
tersebut. Peneliyihan yang dilakukan oleh Sterk (2005) menemukan bahwa 83%
pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan yang tepat, area kerja yang
sesuai, serta temperatur udara yang nyaman.
A.
Lingkungan
Sehat
1. Ergonomics
Lingkungan
kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun psikologi pegawai ketika
melakukan perkerjaannya. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer
Administrasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawainya
bekerja secara efesien dan efektif, serta meminimalkan kemungkinan pegwai
mendapatkan cedera ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu dengan mempelajari efisiensi
Ergonomics, yang didefinsikan dalam kamus oxford sebagai ilmu yang mempelajari
efisiensi seseorang pada lingkungan kerja. Odeger (2005) mendefinisikannya
sebagai ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan
dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain temapt kerja
demi memuaskan kebutuhan fisik dan psikologi pegawai kantor. Sedangkan
penelitihan yang dilakukan oleh Chao, Schwartz, Milton, dan Burge (2003)
menujukkan bahwa lingkungan yang tidak sehat dan nyaman akan menurunkan tingkat
produktivitas maupun moral pegawai. Hal tersebut dapat secara langsung mempengaruhi
kinerja keuangan perusahaan, namun perubahan lingkungan tempat kerja yang akan
dilakukan perlu dikaji secara komprehensif agar tidak terlalu membebani
perusahaan.
2. Smart
Office
Tren
teknologi masa kini memungkinkan dilakukannya integrasi beberapa kompenen
lingkungan kantor, seperti pencahayaan, AC, maupun konseverasi energi melalui
komputerisasi kantor, yang di sebut smart office. Bahkan beberapa teknologi
pekantoran yang digunakan sebagian atau seperlunya telah terintergrasi ke dalam
smart office, seperti komunikasi data, pemrosesan data, pengontrolan
lingkungan, otomatis kantor, kemanan, dan sistem pelindungan kebakaran.
Beberapa fitur dari smart office menurut Burton dkk (2000) antara lain:
a. Small-zone
areas
Dengan
memasang sistem ini kantor hanya menyalakan sistem yang terbatas pada area yang
digunakan pegawai ketika mereka lembur maupun bekerja pada hari minggu atau
hari libur lainnya. Misalnya, lampu akan menyala jika sensor panas atau gerakan
tubuh menagkap gerakan pegawai dan diikuti sistem pendingin udara yang bekerja
setelah terhubung dengan komputer dilokasi pegawai tersebut melakukan
perkerjaan.
b. Smart
wired telecommunication systems
Termasuk
dalam sistemini adalah penggunan telepon untuk berbagai fungsi. Misalnya,
komunikasi data dan suara email, manajemen energi maupun perlindungan
kebakaran. Beberapa pengembang kantor umum memasang sistem telekomunikasi yang
tennlegrasi (telepon, faksimile, broadbond internet, dan lain-lain) sehingga
menguragi biaya instalasi awal peralatan tersebut.
3. Green
Office Management
Dewasa
ini semakin banyak perusahaan yang tertarik mengimplementasikan green office
management untuk mengelola kantornya. Meskipun hal ini baru dimulai dengan
me-recyle kertas, beberapa kantor sudah menggunakan cahaya alam guna menerangi
kantor maupun udara bebas untuk
kantornya (Rowh,2004). Tindakan lainnya adalah dengan me-recyle tridge atau
toner printer karena sebagaian besar komponen peralatan kantor adalah
non-biodegradable, sehingga mengakibatkan polusi tanah apabila langsung dibuang
ke TPA.
B.
Sistem Pencahayaan
Sistem pencahayaan yang efektif harus
memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas,
ruangan, serta pegawaiitu sendiri. Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual
bagi pegawai di kantor sangat penting karena akan mempengaruhi produktivitas
mereka.
Keseimbangan
cahaya sangat penting. Pencahyaan di lingkungan kerja baru disebut efektif
apabila pegawai merasa nyaman secara visual akibat pencahayaan yang seimbang.
Garris (2005) memberikan aturan umum bahwa tingkat pencahayaan pada area tugas
yang dibebankan kepada pegawai sebaiknya 2 hingga 3 kali pencahayaan sekitar, 5
kali lebih terang dibandingkan ruangan kantor secara keseluruhan, dan 10 kali
lebih terang dari lingkungan kantor.
Quible
(2001) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di kantor,
yaitu:
1. Cahaya
alami, yang berasal dari sianr matahari
2. Cahaya
fluorescet. Cahaya fluorescet menjadi jenis cahaya yang lazim digunakan pada
ruang perkantoran denga tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami. Meskipun
pemasangannya lebih mahal dibanding dengan incandescent, cahaya ini mempunyai
beberapa kelebihan:
a. Memproduksi
lebih sedikit panas dan silau
b. Tabung
fluorescent tahan sepuluh kali lebih lama dibanding incandescent
c. Mengkonsumsi
lebih sedikit listrik
d. Cahaya
fluorescent kira-kira liam kali lebih efisien dibanding cahaya incandescent
Keuntunagn penggunaan jenis cahaya ini
adlah menguragi bayangan dan silau pada area kerja. Karena keseragaman yang
dihasilakan atap cahaya seperti ini, beberapa teknik digunakan untuk menghasilkan
variasi cahaya pada area perkantoran. Salah satunya adalah penempatan spothgt
pada area-area tertentu.
3. Cahaya
Incandescent
Dengan
menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering digunakan di rumah. Cahaya
ini juga dapat digunakan secara efektif di perkantoran, meskipun fluorescent
lebih efisien. Cahaya incandescent kadang digunakan untuk membuat panel cahaya
tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area. Cahaya ini paling
tidak efektif jika dibandingkan dengan energi yang dikonsumsi meskipun biaya pemasangannya lebih murah dibanding
cahaya fluorescent. Kelemahan yang lain adalah tidak tahan lama, warna yang
dihasilkan tidak alami,memerlukan banyak listrik dan menghasikan banyak
bayangan serta silau. Pada beberapa perusahaan, panas yang dihasilkan digunakan
sebagai sumber pemanas.
4. High
Intensity Discharge Lampe
Pengunaan cahay
ini pada perkantoran adalah sesuatu yang baru. Lampu ini biasanya digunakan
pada jalan raya dan stadion olahraga, yang memberikan sistem pencahayaan yang
sangat efisien. Kekurangannya adlah efeknya yang menyulitkan untuk membedakan
warna.
Untuk membantu perusahan memasang sistem
penerangan yang efektif, menurut Borden dan Diemer (2001), ada parameter yang dapat digunakan mengukur
efktivitas pencahayaan di kantor:
1. Visibilitty
Pegawai harus dapat
melihat dengan nyaman dan jelas
2. Fokus
Pencahayaan
harus dapat membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas
yang diembennya dengan membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam
melaksanakan tugas yang diembannya dengan membuat terang tempat kerja utama
pegawai, di sisi lain menguragi intesitas cahaya pada area yang tidak
berhubungan dengan pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat menjadikan
pegawai lebih fokus pada pekerjaannya.
3. Image
Bagaimana
mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan secara tepat? Kita dapat
membedakan pengaturan cahaya di kantor perusahan besar dengan kantor yang
menempati ruko, atau tempat kerja direktur dengan tempat kerja supervisor.
Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai.
C.
Sistem
Kontrol Cahaya Otomatis
Sistem cahaya otomatis kini mulai digunakan pada
banyak gedung perkantoran meskipun tidak terlalu banyak yang
mengintergrasiknnya ke dalam sebuah sistem manajemen energi gedung (Guillemin
dan Norel, 2001). Sistem ini mempunyai dampak positif pada konservasi energi
dan memungkinkan perusahaan untuk menututp biaya pembelian dalam singkat.
Salah satu jenis ini adalah menggunakan sel cahaya
untuk mengukur jumlah energi yang dibutuhkan pada beberapa area. Dengan
dukungan mekanisme elektronik, sistem ini mampu menjaga tingkat pencahayaan
yang diinginkan. Saat lampu bertambah tua dan kotor cahaya yang dihasilakan
akan berkurang. Untuk mengatasinya, sistem ini meningkatkan jumlah cahaya untuk
menjaga tingkat terang yang diinginkan. Pada area dekat jendela dan cahaya
luar, sistem ini otomatis menyesuaikan kuantitas cahaya lampu agar tidak
terlalu terang akibat adanya cahaya luar, keuntungan utama dari sistem ini
adalah konsistensi cahaya yang didukungnya.
Jenis sistem yang lain adalah mengetahui kehadiran
orang pada area yang ditentukan. Sistem ini menggunakan dua jenis sensor,
gelombang, ultrasonic yang mendektesi gerakan dan sensor infared yang
mendektesi panas tubuh. Sensor ini befungsi secara otomatis dengan mengaktifkan
sistem cahaya ketika ada seseorang masuk ke ruang kantor. Sistem ini mematikan
cahaya pada waktu yang ditentukan setelah sensor tidak lagi mendeteksi
kehadiran orang. Selain konserbasi energi sistem ini juga memiliki keuntungan
dalam memberikan keamanan. Beberapa sistem yang lain menggunakan koneksi dengan
komputer, apabila pegawai datang dan menghidupkan komputer, secara otomatis
lampu akan menyala dan pada tempo yang ditentukan dari pemadaman komputer,
secara otomatis lampu juga akan dimatikan alat lain biasabya telepon digunakan
untuk mematikan sistem apabila diperlukan , namun sistem ini jarang digynakan
karena sistem yang lain lebih mudah
digunakan.
D.
Perawatan
Sistem Pencahayaan
Semakin lama lampu yang digunakan untuk memberikan
cahaya berkurang output-nya. Penurunan output mulai terjadi pada kira-kira 100
jam penggunaan (McShane, 1997) dan pada beberapa situasi kadang kala lebih
efektif mengganti lampu dengan yang baru, meskipun belum mati. Saat ini semakin
banyak perusahaan menjalankan program penggantian lampu secara berkala pada
area yang ditentukan. Jadwal penggantian memperyombangkan umur lampu.
Berdasarkan perhitungan, mengganti secara keseluruhan lebih efektif dibanding
menunggu sampai lampu benar-benar mati.
Program pembersihan atap dan permanen lain pada
perkantoran sacara berkala juga menjadi aspek yang penting dalm perawatan lain
pada perkantoran secara berkala juga menjadi aspek yang penting dalam perawatan
pencahayaan. Saat bagian tersebut semakin kotor permukaan yang memantulkan
cahaya tidak lagi efektif yang tertentunya akan mengurangi keefektifan sisten
penerangan. Kotoran atau debu ditamabh usia pemakaian lampu yang sudah tua akan
mengurangi output hingga 50% selama masa penggunaan lampu.
E.
Pencahayaan
dan Layar Monitor
Untuk mendesain sistem penerangan yang efektif,
keberadaan layar monitor akan menambah tingkat kompleksitsnya. Kurang perhatian
pada pencahayaan uang sesuai di mana layar monitor berada dapat mengakibatkan
gangguan yang signifikan pada penglihatan karyawan. Beberapa saran dari
Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain sistem pencahayaan pada
area sekitar layar monitor, antara lain:
1. Mengurangi
silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahya alami mengenai layar
monitor.
2. Menggunakan
layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya myang mengenai
layar monitor dianggap terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau pegawai akan
menyesuaikannya dengan mengeser layar monitor.
3. Menyesuaikan
tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau.
4. Menggunakan
layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.
5. Meminimalkan
jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan memaskimalkan jumlah cahaya
tidak langsung pada area komputer.
6. Menggunakan
layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung. [2]
F. Warna
Warna adalah selain satu elemen dalam lingkungan
perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Warna pada perkantoran
tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi.
Faktor
Pemilihan Warna
1. Kombinasi
warna. Kombinasi warna primer-kuning, merah, dan biru menghasilkan warna
sekunder. Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan dihasilkan
warna oranye, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau, dan
mencampur merah dan biru menghasilkan violet. Warna tersier dihasilkan dengan
mencampur warna sekunder dengan warna primer. Warna tersier adalah
kunig-oranye, kuning-hijau, biru-violet, dan selanjutnya. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa
digunakan adalah:
a. Warna
komplementer – warnya yang saling berlawanan pada bagan warna. Contohnya
merah-hijau, kuning-violet, dan biru-oranye.
b. Warna
split-komplementer-pada sisi dari warna komplementer. Contohnya, biru-violet
dan biru-hijau adalah warna split-komplementer dari oranye.
c. Warna
triad-tiga warna yang berjarak sama satu sama lain pada bagan warna. Warna
triad adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biru-hijau, dan
merah-violet.
2. Efek
cahaya pada warna. Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang
berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang
signifikan terhadap pilihan warna.
3. Nilai
pemantulan warna. Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda.
contohnya, warna yang lebih terang memantulkan prosentase cahaya yang lebih
besar daripada warna yang gelap.
4. Dampak
dari warna. Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau, dan
violet- menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat-merah,
oranye, dan kuning-sebaliknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan.
Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan,
sedangkan warna ungu gelap dan violet yang pucat sering kali menghasilkan mood
depresi, sementara Abu- cenderung memiliki efek rasa kantuk.
a. Penutup
lantai. Warna pada dinding dan atap hanya satu di antara beberapa aspek yang
berpengaruh dalam pemilihan warna pada ruang kantor. Warna yang digunakan untuk
menutup lantai juga sangat penting, dan menutup lantai dengan karpet merupakan
pilihan yang bagus. Selain pilihan warnanya sangat beragam dan mudah
disesuaikan dengan faktor lain yang terdapat pada ruang kantor, menjadikan
karpet sebagai pilihan favorit untuk menutup lantai.
b. Penutup
dinding. Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding karena nilai
estetikanya serta kemampuannya untuk menyerap suara. Karpet yang digunakan pada
dinding harus memiliki tingkat ketahanan api yang tinggi.
c. Warna
furniture. Pemilihan warna furniture yang akan digunakan dalam ruang kantor
juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut di atas. biasanya, penggunaan
furniture lebih lama dibandingkan penutup lantai maupun dinding karena harganya
yang relatif mahal. Oleh karena itu, pemilihan warna furniture harus
mempertimbangkan jangka waktu pemakaiannya. Dewasa ini, tren yang sedang
berkembang adalah memilih furniture dengan warna yang kontras dengan warna
dinding.
G. Kontrol
Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor
lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas
pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak
diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan
terjadi.
a.
Kontrol Suara
pada Perkantoran
Beberapa
teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor (Quible,
2001), antara lain:
1.
Konstruksi yang sesuai. Jumlah
kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan menggunakan teknik
konstruksi bangunan yang efektif. Terdapat dua suara yang akan merambat di
udara, yaitu suara yang merambat melalui udara (disebut suara udara) atau
melalui struktur bangunan (suara struktur).
2.
Penggunaan material peredam suara. Saat
ini, banyak jenis material peredam suara
yang tersedia dan kebanyakan berupa penutup untuk atap, tembok, jendela,
dan lantai. Pada sisi lain peredam suara juga mempunyai nilai estetika.
3.
Alat peredam suara. Beberapa alat
peredam suara sering digunakan untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam
suara itu dapat diletakkan pada bel apa mesin di perkantoran-contohnya, mesin
tik atau printer dot-matriks. Alat lain yang dapat digunakan adalah penutup
peralatan yang dapat meredam suara (misalnya, karpet atau kain tebal) yang
diletakkan pada mesin yang mengeluarkan suara, seperti mesin tik atau printer.
4.
Masking. Metode ini melibatkan
pencampuran suara kantor dengan suara rendah yang tidak mengganggu. Juga
dikenal dengan white noise, masking hampir sama dengan suara yang terdengar
ketika suara melewati lorong atau saluran. Sistem suara untuk publik (misalnya,
loudspeaker pada setiap ruangan yang biasanya
digunakan untuk menyampaikan pengumuman keseluruhan bagian kantor) bisa
digunakan untuk menyampaikan suara masking ke seluruh are kerja, misalnya musik
yang lembut.
H. Keamanan
Kantor
Faktor penting lain
yang perlu diperhatikan oleh manajer administrasi adalah tingkat
keamanan kantor. Keamanan memiliki dua dimensi; keamanan barang-barang fisik
perusahaan dan keamanan informasi penting (dokument dan arsip) yang apabila
hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk
menentukan kebutuhan akan keamanan yang lebih adalah peralatan dan mesin
kantor, terminal komputer, file data, dan furniture kantor semakin berharga
sesuatu bagi perusahaan, semakin penting mengapa keamanan harus diberikan.
Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan Rowh (2003) berkaitan dengan
keamanan di kantor, yaitu:
1. Penggunaan
shedder (penghancur dokumen kertas). Seperti kita ketahui bersama, penggunaan
mesin tax atau komputer dengan printer maupun mesin fotokopi akan menghasilkan
dokumen atau arsip dengan media kertas.
2. Penggunaan
pengaman komputer, baik desktop maupun laptop. Pengaman yang dapat digunakan
pada peralatan tersebut adalah penggunaan meja komputer dengan pengaman, software yang menghalangi
penggunaan komputer oleh orang yang
tidak berkepentingan, hingga program bayangan
yang akan mampu mengirimkan ping kepada komputer yang lain.
3. Penggunaan
pencatat waktu untuk mencegah pegawai mencuri waktu kerja. Dengan menyediakan
kartu yang tepat, jadwal dan struktur
yang jelas akan menjadikan pegawai relatif sulit untuk mangkir dari tempat
kerja.
4. Sistem
keamanan yang terintegrasi. Setelah peristiwa bom WTC (atau lebih dikenal
9-11), sebagian besar perusahaan mengintegrasikan sistem keamanannya dengan
data personalia yang relatif lengkap, sehingga tindakan kriminal akan lebih
dini dapat ditangani.
5. Untuk
mengakses data yang tersimpan di komputer biasanya digunakan password. Untuk
memaksimalkan keamanan, password harus diganti secara berkala.
BAB
III
KESIMPULAN
Lingkungan yang efektif
adalah lingkungan yang seimbang dalam arti meningkatkan satu elemen lingkungan
sedangkan elemen yang lain mengecewakan akan membuat hasil tidak sesuai dengan
yang diharapkan. Pada banyak instansi, lingkungan tempat mereka bekerja akan
berpengaruh lebih banyak dari pada layout tempat kerja mereka. Kecuali beberapa
elemen dasar menejemen, lingkungan kerja berpengaruh cukup besar terhadap
tingkat produktivitas karyawan dibendingkan faktor lainnya.
Untuk itu, pemahaman dan
pengertian akan kebutuhan fisik dan psikologi karyawan yang dapat dipenuhi
dengan penciptaan lingkungan kerja yang kondusif, akan membantu pegawai
mencapai tingkat prokutivitas yang diinginkan
DAFTAR PUSTAKA
Sukooo,
Gadri M. 2005. Manajemen Administrai
Perkantoran Modern. Jakarta:Erlangga.
Widiyanti, Ninik dan Panji Anorogo. 1990. Psikologi Dalam Perusahaan. Jakarta:
Rineka Cipta.67
Anorogo,
Panji. 1992. Psikologi Kerja.
Jakarta: Rineka Cipta. 57
Tidak ada komentar:
Posting Komentar